2020/12/19|1,133文字
＜報告書作成の負担＞
個人差はあるものの、報告書の作成には、それなりの時間と労力がかかります。
報告書の無駄を省けば、人件費の削減となり、生産性が向上し、一方で社員のストレスが軽減されます。
つまり、メンタルヘルス対策にもなるのです。
＜報告書の種類＞
日報、週報、月報という時間の区切りにより、報告書の内容が異なってきます。
日報は毎日作成するので、作成者の負担が重く人件費もかかります。
月報は作成者の負担が軽い一方で、情報の伝達が遅くなる可能性があります。
本当に毎日の報告が必要なのか、毎週の報告が必要なのか、項目ごとに見直しをかけてみましょう。
＜報告書の内容＞
そのタイミングで数字は必要か、翌日ではダメなのか、感想は必要か、事実だけではダメなのか、見直すポイントが最も多いのは報告書の内容です。
その内容が必要だとしても、その報告書の中に必要なのか、別の資料に移した方が良いのではないかを検討してみましょう。
＜手書きかパソコンか＞
パソコンを使って報告書を作成するのが、当たり前になっています。
しかし、手書きなら30分で作成できる報告書を、パソコンで3時間かけて作っていたら、おそらく無駄な残業時間が発生しています。
なにより、作成者のストレスが半端ではありません。
どうしてもパソコンが苦手な社員には、手書きで報告書を作成させましょう。
メールで送信する必要があるのなら、誰かがスキャンしてメールに添付すれば良いだけです。
＜報告書作成の時間帯＞
営業社員などが帰社後に報告書を作成するパターンは多いものです。
しかし、翌日や翌々日に作成してはダメなのでしょうか。
帰社後に報告書を作成したら、その時間は丸々残業時間になります。
「営業手当」を支給しているから残業代を支払わないというのは、ブラック企業のやることです。
持ち帰って自宅で書かせるのも、残業時間となります。
その時間に対する割増賃金を支払わないのも、これまたブラック企業のやることです。
しかし、翌日の手空き時間や移動時間に書かせるのなら、残業時間とはなりにくいでしょう。
たしかに、仕事の密度が上がって辛いかもしれませんが、本人にとっても長時間労働の予防になりますし、会社にとっては人件費の削減になります。
＜報告書作成のための教育＞
短時間で優れた報告書を作成できるよう、社員教育も大事です。
教育にお金と時間をかければ、何倍にもなってかえってきます。
「飢えた人に魚を与えれば、一日の飢えから救うことができる。代わりに魚の釣り方を教えれば、一生の飢えから救うことができる」という名言があります。
どうしても社員教育が後回しになります。
しかし、これでは会社の成長が望めません。
働き方改革のためにも、一人ひとりの能力向上は重要です。
解決社労士
