プライベートメールとビジネスメール

LINEで送る

2020/06/05|1,409文字

 

<ビジネスメールのマナー>

ビジネスマナーの本には、ビジネスメールのマナーについても書かれています。

また、ビジネスで活用できるメールの雛形も紹介されています。

しかし、プライベートメールとの違いについては、なぜ、何が、どのように違うか説明が省略されていることもあります。

これは新人だけでなく、すべての社会人に必要な基本ですから、ここで再確認してみましょう。

 

<プライベートメール>

メールやSNSを利用してプライベートで情報を発信する場合、「何のために」情報を発信するかという、目的意識が希薄な場合が多いものです。

何となく、自慢したい、同情されたい、驚かせたい、広めたいという意図は感じられます。

しかし基本的には、送りたいから送っているというのが実態です。

情報の送り手は、自分が送りたい内容を、自分好みの表現方法で送ります。

文字だけのこともあり、写真や動画だけのこともあり、両方を組み合わせることもあります。

「これを伝えたい」という明確な意識もなく、ただ何となく発信しているだけのものも見られます。

送り手のこうした態度に対応して、受け手も読みたい物だけを読みますし、途中まで読んで中断してしまうことも少なくありません。

読みたい物の、読みたい部分だけを、つまみ食いしている状態です。

 

<ビジネスメール>

業務上の必要から情報を発信する場合には、通知、報連相、指導など、その目的が明確です。

メールの送り手は送りたいから送るのではなく、必要があって送るわけです。

通知であれば、ビジネスマナーに従い、挨拶文に始まり、必要十分な情報を送ることになります。

報連相であれば、相手の立場に立って、つまり相手の理解力やニーズを踏まえて、必要十分な情報を送ります。

データ、写真、動画なども必要に応じて添付することになります。

指導であれば、指導相手の立場に立って、理解しやすく、気持ちよく指導に従い改善に向える内容にしなければなりません。

情報の送り手が、自分の送りたい内容を、使いたい表現で送っていたのでは、目的が果たされません。

これでは、情報の受け手が送り手に電話をかけて、追加の説明を求めるなどの余計な手間がかかってしまいます。

メールの受け手は、読みたいメールの、読みたい部分だけを読むのではなく、すべてのメールの全文を読むのが基本となります。

そして、自分の期待されるアクションを考え、行動に移します。

回答したり、計画化したり、資料を準備したりと、何かしら期待される行動があるはずです。

 

<目的を果たすために>

プライベートメールであれば、送り手主体でかなり自由にメールを送ることができます。

しかし、ビジネスメールでは、受け手に期待するアクションを踏まえて、より効果的な内容・表現を選択して送る必要があります。

送り手が、メール送信そのものから得られる満足は、全く評価の対象外です。

受け手がどれだけ理解してくれたか、的確なアクションに繋げてくれたかが全てです。

ともすると、プライベートメールの癖を引きずったまま、ビジネスメールを送信してしまいがちです。

ビジネスシーンでのメール活用は、目的意識が要であることを忘れないようにしましょう。

 

プライベート

メール

ビジネス

希薄

目的意識

明確

送りたいことを自由な表現で

発信者

目的を果たせるよう受信者のことを考えて
読みたいものの読みたい部分だけを読む

受信者

すべてのメールの全文を読み、期待されたアクションを起こす

 

解決社労士