目的意識からのマニュアル活用法

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<進歩の無いマニュアル>

マニュアルとは、ある物事に対応する方法を知らない初心者に対して示し、教えるために標準化・体系化して作られた文書だとされています。

電化製品を買ったときに付属されるマニュアルには、危険を避け、その商品を活用するための情報がたっぷりと掲載されています。たっぷり過ぎて読まない方もいらっしゃるようですが。

会社の中で使われるマニュアルというと、新人教育のための冊子で、一人前になれば使わなくなるものだとされています。いつまでもマニュアルに頼っていてはいけないと言われます。

しかし、これは進歩の無いマニュアルの話です。

 

<社員と共に成長するマニュアル>

進歩するマニュアルは、このような新人向けのものではありません。

まず、その仕事をもっとも良くわかっている社員がマニュアルを作成します。この段階で、このマニュアルを新人に持たせて、同じようにすることを求めるのは無理です。

そうではなくて、マニュアルを作成した社員自身が、その仕事を行うときにそのマニュアルを見ながら行います。そうすると次のようなことを考えます。

・マニュアルにはこう書いたけれど、実際には、こうしているな。

・ここは、こうすればもう少し効率良くできそうだ。

・この手順はカットしても影響がなさそうだ。

・この部分は、私の仕事ではなくてお隣の部署の仕事だ。

・もしここが間違っていたらアウトだから誰かにチェックしてもらうべきだ。

このように思いついたことは、赤文字で修正やコメントを入れていき、上司の了解を得ながら改訂していきます。

つまり、マニュアルの改善という手段によって、仕事そのものが改善されていくのです。

これは、新人や一人前ではない社員には無理な改善です。

マニュアルを見ながら作業したのでは仕事が遅くなるような気もします。しかし、ベテランといえども月に1回、年に1回の仕事は思い出しながらやるものです。きっとマニュアルを見ながら行ったほうが早く終わるでしょう。

反対に日常的な業務であれば、マニュアルの改善による業務改善の効果は、生産性向上となって大きな成果を示します。

ぜひ、社員と共に成長するマニュアルの活用をお勧めします。

 

<ここも社労士(社会保険労務士)の出番>

とはいうものの、最初のマニュアルをどうやって作ったら良いのか、具体的な方法や手順については、いろいろと迷うこともあるでしょう。

そんなときは、是非、信頼できる社労士(社会保険労務士)にご相談ください。

社員と共に成長するマニュアルを活用する目的は、生産性の向上にあります。生産性の向上は、長時間労働の解消や定着率の向上とも深いかかわりを持っています。

さらに、この方法によるマニュアルの活用は、上司が部下の仕事内容や改善の進み具合を知るにはベストな手段ですから、人事制度や人事考課基準と連動させると絶大な効果を発揮します。

すべてまとめてご相談することをお勧めします。

 

2017.02.01.解決社労士