2023/08/24|740文字
＜雇用保険の届出書類＞
ハローワークで雇用保険の届出を行うと、先回りして次の手続で使用する用紙を渡されます。
たとえば、新規採用の従業員が雇用保険に入った届をするために「雇用保険被保険者資格取得届」を提出すると、「雇用保険被保険者資格喪失届・氏名変更届」という用紙を渡されます。
これは、基本的には退職して雇用保険を抜けたときに使う用紙です。
すでに氏名、生年月日、被保険者番号、事業所番号などが印字されているので、その人専用の用紙になります。
ですから、何年後に使用するかわからない用紙を、長期間保管することになります。
＜保管上の注意点＞
ハローワークでの雇用保険関係の事務処理は、全国をオンラインで結ぶ「ハローワークシステム」により、各種届出書類の内容をそのまま機械（OCR）で読み取り、即時処理を行っています。
機械で光学的に読み取る書類の性質上、次の点に注意して、大切に保管しなければなりません。
・ホチキスでとめたり、とじ穴をあけたりしない
・折り曲げない。また、角についても折り曲がらないようにする
・汚さない
・湿気の多い場所には置かない
・直射日光に当たらないようにする
＜保管期間＞
雇用保険関係の書類は、手続き完結の日から少なくとも次の期間は保管します。
被保険者（加入者）に関する書類 4年
労働保険料に関する書類 3年
その他雇用保険に関する書類 2年
手続について基本的なことは、所轄のハローワークで気軽に確認できます。
しかし、聞きにくいことや会社特有のことなど、じっくり相談したいことは信頼できる社労士におたずねください。
顧問の社労士がいれば、入社前から退職後まで、その会社の実情に適合した対応ができます。
手続きの代行も書類の管理も社労士の業務です。どうぞ、お気軽にご相談ください。
