マイナンバーの記事

<年金相談の際に>

日本年金機構(年金事務所)では、平成29年1月からマイナンバーによる年金相談を受け付けています。

受付でマイナンバーカード(個人番号カード)を提示することによって、年金に関する相談や年金記録に関する照会を行うことができます。

 

<手続きの省略>

また、平成29年1月以降に郵送される現況届や年金請求書にマイナンバーを記入すれば、原則として、受給権者はその後の現況届や住所変更届、死亡届の提出が不要となります。

ただし、住民票の住所以外に住んでいる人など、引き続き住所変更の届出が必要となる場合があります。

 

<将来の予定>

将来的には、マイナンバーを届け出ておくことによって、一般の年金加入者(被保険者)を含めて住所変更届などの提出を不要としたり、これまで申請時に必要としていた添付書類の提出を省略できるようになる予定です。

 

2017.01.19.解決社労士

<マイナンバー欄追加と情報連携>

平成29年1月から協会けんぽの各種申請書にマイナンバー欄が追加されます。

また、平成29年7月からは、他の医療保険者や行政機関等との情報連携が開始される予定です。

 

<従業員のマイナンバーの提出は不要>

協会けんぽに対して、従業員やその家族のマイナンバーを提出する必要はありません。協会けんぽが、日本年金機構や住民基本台帳ネットワークから収集します。

 

<マイナンバーの利用による添付書類の省略>

平成29年7月から、次の申請については、マイナンバーの記入により添付書類を省略できるようになる予定です。

○高額療養費の申請

○高額介護合算療養費の申請

○基準収入額適用申請

○食事及び生活療養標準負担額の減額申請

○限度額適用・標準負担額減額認定証の申請

 

<取り扱い開始前には>

協会けんぽでは、平成28年12月末までの間、加入者のマイナンバーが記入された申請書や住民票を扱えません。

申請書や住民票の写しについては、マイナンバーが記載されていない様式で提出する必要があります。市区役所・町村役場で住民票の写しの交付を受けるときには、マイナンバーが無いものを指定しましょう。

 

2016.12.10.

<在籍する従業員であれば>

会社は、個人番号関係事務を処理するために必要がある場合には、従業員だけでなくその家族に対しても、個人番号の提供を求めることができます。

しかし、家族であっても社会保障や税金の関係で扶養親族にあたらない人については、会社が個人番号関係事務を処理する必要は無いので、個人番号の提供を求めることはできません。

 

<内定者の立場は?>

内定者については、働き始める時期までに、どういう事情が発生したら会社が内定を取り消せるのか、採用内定の時にあらかじめ決まっているのが一般です。

そして、勤務開始時期が近づくに従って、内定取り消しの事情が発生する可能性も低下してきます。

 

<結論として>

内定者が正式に採用されたなら、会社は個人番号関係事務の処理が必要であることを前提として、会社から内定通知が出され、内定者から入社に関する誓約書が提出された場合のように、確実に雇用されることが見込まれた時点で、個人番号の提供を求めることができると解されます。

万一その後、内定の取り消しがあったとしても、会社は合理的な判断のもとに取得したのですから、内定取り消しと共に個人番号の廃棄をすれば問題ありません。

 

2016.03.14.

特定個人情報保護委員会事務局により、個人番号(マイナンバー)・特定個人情報の基本ルールが4か条にまとめられています。

 

<取得・利用・提供のルール>

・個人番号の取得・利用・提供は、法令で決められた場合だけ。これ以外では、「取れない」「使えない」「渡せない」。

たとえ便利でも、会社がマイナンバーを社員番号として使用することはできません。

 

<保管・廃棄のルール>

・必要がある場合だけ保管。必要がなくなったら廃棄。

マイナンバーの記載された書類が、法定の保存期間を経過し保管の必要がなくなった場合には、できるだけ速やかに廃棄しなければなりません。

 

<委託のルール>

・委託先を「しっかり監督」再委託は「許諾が必要」

会社がマイナンバーの管理を専門業者に委託しても、委託先に対して必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

また、委託先が再委託できるのは、最初の委託者の許諾を得た場合だけです。

 

<安全管理措置のルール>

・漏えいなどを起こさないために。

会社は、漏えい、滅失、毀損の防止その他の適切な管理のため、適切な安全管理措置を講じ、従業員に対しても適切な監督を行わなければなりません。

 

2016.02.24.

<いつまでに取得するのですか?>

マイナンバー(個人番号)を記載した書類を、行政機関などに提出する時までに取得すれば間に合います。

たとえば、給与所得の源泉徴収票であれば、平成28年1月の給与支払からマイナンバー制度が適用されますが、中途退職者を除き、平成29年1月末までに提出する源泉徴収票から記載の必要が生じます。それまでに取得しておきましょう。

 

<マイナンバー取得の際の注意点は?>

マイナンバーを取得する際は、対象者に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行ってください。

たとえば、源泉徴収の目的で取得したマイナンバーを、社会保険の手続で利用することはできません。最初から予定される利用目的を包括的に明示してから取得し、利用するのが良いでしょう。具体的には、就業規則に利用目的を明示しておき、これを周知するのがお勧めです。

また本人確認は、個人番号カードによれば確実です。個人番号カードが無ければ、 通知カードと運転免許証など、あるいは個人番号の記載された住民票の写しなどと運転免許証など、番号確認の書類と身元確認の書類を組み合わせることが必要となります。

 

2016.02.17.

<マイナンバーの利用延期>

情報流出の影響で、日本年金機構では、マイナンバーの利用が延期となっています。

来年の5月からは、利用が開始される見込みです。

 

<年金事務所などに提出する住民票について>

住民票は、当分の間、マイナンバーの記載がないものを提出します。

当分の間、マイナンバーが記載された書類の受付ができません。

そのため、年金請求手続き等で提出する住民票は、マイナンバーが記載されていないものを提出することになります。

 

<年金請求時の共済組合等の扶養親族等申告書の提出について>

昨年10月に、厚生年金と共済年金が一元化され、共済組合等の加入期間がある方も、年金事務所での年金の請求が可能となりました。

しかし、年金事務所などではマイナンバーが記載された書類の受付ができません。

マイナンバーを記載した共済組合等の扶養親族等申告書を提出される方については、年金の請求や共済組合等の扶養親族等申告書の提出は共済組合等へ行ってください。

 

<個人番号カードの利用について>

個人番号カードは、年金相談時等における本人確認書類として利用することができます。

 

2016.01.20.

<マイナンバー対策の基本は?>

マイナンバー制度は新しい仕組みですから、会社としてどこまで対応したら良いのか、頭を悩ませるところです。

基本に帰って、次のポイントをチェックしましょう。

 

<取得について>

マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。

マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。利用目的は、就業規則に規定しておくと良いでしょう。

 

<保管と廃棄について>

マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。

どうしてもマイナンバーをネットで管理する必要があれば、ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。

退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。ここは、特に忘れやすいポイントです。

 

<教育について>

従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。

マイナンバーの機能や重要性、紛失・流出防止などについて、従業員ひとり一人の理解が大切です。

新人を対象に1回だけではなくて、全員を対象に年1回など定期的に行いましょう。

この点からも、マイナンバー関連のことまとめて就業規則に規定しておくことをお勧めします。

 

2016.01.16.

<マイナポータルという言葉>

マイナンバーのポータルサイトなので、マイナポータルです。「情報提供等記録開示システム」とも呼ばれます。

ポータルサイトというのは、いろいろな内容の詰まった、巨大なウェブサイトのことをいいます。

 

<何に使うの?>

自宅のパソコンなどで、マイナンバーの付いた自分の情報が、いつ、どことやりとりされたのか、確認できますし、行政機関が保有する情報も、確認できます。

行政機関などから、「健康保険の高額療養費の支給対象となります」のような、お知らせが届きます。

いままで、こうしたお知らせは、郵便で届いていましたが、ついつい見逃してしまいますし、送る側の郵送料も、それなりの経費が掛かっていました。

経費は、結局のところ、我々の負担ですから、少ないにこしたことはありません。

 

<いつから使えるの?>

平成29年1月に開設される予定です。

 

<どこが便利なの?>

たとえば、引っ越したとき、行政機関だけでなく、民間のサービスについても、一括して行うことができるようになる予定です。

納税などの手続も、無料で、電子的に行うサービスも、検討されています。

 

<セキュリティーは大丈夫?>

なりすまし防止などのため、個人番号カード搭載の電子証明書によりログインする予定です。

 

2016.01.14.